Sayıştayın 2023 yılı Denetim Raporu'nda Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi ile ilgili yaptığı bazı tespitlere ilişkin

100 EĞİTİMİN YÜZYILI

03.1122024 7J180L1. © 95 7/180uU CE)

7/1804? ©c3 3) 1280U$? 6X2 x/ 180S5U Gr 2 1/ 13055 Gt 2 TİJ l$OS6 Gk 3 21) 18053 Gx 3

Bakanlığımıza İlgi (a)'da kayıtlı yazıyla iletilen Erzurum Milletvekili Meral DANIŞ BEŞTAŞ'ın 7/18042, Diyarbakır Milletvekili Osman Cengiz ÇANDAR'"ın 7/18044, İzmir Milletvekili İbrahim AKIN'ın 7/18047 ve 7/18048, Diyarbakır Milletvekili Serhat EREN'in 7118054 ve 7/18055, Ağrı Milletvekili Heval BOZDAĞ"ın 7/18056 ile Mersin Milletvekili Perihan KOCA"'nın 7/18057 esas numaralı yazılı soru önergeleri incelenmiş olup konuya ilişkin bilgiler Ek'te sunulmuştur.

1/1X059 GC 28 Strateji Geliştirme Başkanlığı SORU ÖNERGESİNE İLİŞKİN BİLGİ yer almaktadır.

Yükseköğretim Kurulu Başkanlığından alınan 70149 sayılı konuya ilişkin yazıları Ek'te Ek: Yazı (15 Sayfa)

YÜKSEKÖĞRETİM KURULU BAŞKANLIĞI Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı

Sayı O:E-57802651-610-70149 Konu : Soru Önergeleri - 7/18055

b) Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi 4 11.2024 tarihli ve E-77544410-819-2400023483 sayılı yazısı.

Diyarbakır Milletvekili Serhat EREN tarafından veri h Yyl8055 esas sayılı Soru Önergesi

Kurulumuz Başkanlığınca incelenmiştir. *

Konuya ilişkin soru önergesine verilecek cevaplara Gİ i etmek üzere Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi Rektörlüğünün vermiş olduğu gg sunulmaktadır.

Prof. Dr. Metin TOPCUOĞLU

Başkan Vekili

1. İlgi (b) yazı. (2 Sayfa)

2. Ekler (12 Sayfa)

"— © Faks: 0(312) 2664759 Telefon No:(3 12) 298 77 05

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

Sayı : E-77544410-819-2400023483 13.11.2024

Konu : Soru Önergeleri

YÜKSEKÖĞRETİM KURULU BAŞKANLIĞINA (Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı)

İlgi O: 07.11.2024 tarihli ve E-57802651-610-68015 sayılı yazınız.

İlgi'de kayıtlı yazınız ile Diyarbakır Milletvekili Serhat EREN tarafından verilen 7/18055 esas numaralı yazılı soru önergesine verilecek cevaba esas teşkil edecek bilgilerin 13.11.2024 tarihine kadar soruonergesi(Oyok.gov.tr adresine iletilmesi ve resmi yazı ile Kurulunuz Başkanlığına gönderilmesi talep edilmektedir. 7/18055 esas numaralı yazılı soru önergesine verilecek cevaba esas teşkil edecek bilgilere aşağıda yer verilmektedir:

Soru önergesinde yer alan 1'inci ve 5'inci sorulara cevaben; Üniversitemizin 2023 Yılı Sayıştay Denetim Raporunda da belirtildiği gibi herhangi bir denetim bulgusu tespit edilmemiştir. Diğer bulgular kısmında belirtilen İç Kontrol Sisteminin İşleyişinde Eksiklikler Bulunması ile ilgili 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 11. ve 55. maddeleri ile İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların İç Kontrol başlıklı kısmında yer alan ilgili maddeleri gereğince hazırlanan Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi İç Kontrol Sistemi Yönergesi ve ekleri olan "Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi İç Kontrol Çalışma İlkeleri, Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi Hizmet İçi Eğitim Yönergesi, Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi Risk Yönetim Stratejisi ve Süreci Belgesi, Hassas Görev Tespit Formu, Hassas Görev Envanteri ve Hassas Görevler Listesi" Üniversitemiz Senatosunda görüşülmüş olup, 06.08.2024 tarihinde alınan senato kararı ile onaylanmış ve Üniversitemiz web sayfasında da yayınlanmıştır.

Soru önergesinde yer alan 2'nci soruya cevaben; Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi Risk Yönetim Stratejisi ve Süreci Belgesi 06.08.2024 tarihinde alınan senato kararı ile onaylanmış ve Üniversitemiz web sayfasında da yayınlanmıştır.

Soru önergesinde yer alan 3'üncü soruya cevaben; Üniversitemizde İç Denetçi kadrosunun bulunmaması nedeniyle İç Denetçi istihdam edilememiştir. Kurumumuzun ihtiyacı ve Sayıştay raporuna istinaden Cumhurbaşkanlığından İç Denetçi kadrosu talep edilmiş 08.10.2024 tarih ve 32686 sayılı Resmi Gazete *de yayınlanan 2024/354 sayılı Cumhurbaşkanı Kararı ile kurumumuza bir adet İç Denetçi kadrosu tahsis edilmiştir. İç denetim süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi amacıyla tahsis edilen İç Denetçi kadrosu için İç Denetçi istihdamı çalışmaları devam etmektedir.

Soru önergesinde yer alan 4'üncü soruya cevaben; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda ** (EK fikra: 24/7/2008-5793/37 md.) Kamu idarelerinde muhasebe yetkilisi görevini yürütmek üzere üçüncü fıkraya göre sertifika almış olanlar arasından muhasebe yetkilisi atanması esastır. Bu şekilde sertifika almış olanlardan atama yapılamaması halinde, Maliye Bakanlığınca sertifika almış muhasebe yetkilisi atama zorunluluğu getirilinceye kadar, Maliye Bakanlığınca belirlenen usul ve esaslara göre genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde Maliye Bakanlığı, diğer kamu idarelerinde üst yöneticiler tarafından belirlenen kişiler muhasebe hizmetlerini yapmak üzere görevlendirilir. " denilmektedir. Bu bağlamda muhasebe yetkilisi görevi mevcutta Strateji Geliştirme Daire Başkanlığımız bünyesinde alanında uzman personelimiz tarafından özveri ile yerine getirilmekle birlikte, muhasebe yetkilisi sertifikalı muhasebe yetkilisi personel istihdamı çalışmaları da devam etmektedir. " Şube Müdürü Telefon No: Faks No; Telefon No:

İnternet Adresi: Direkt Hat:

Prof. Dr. Şehmus DEMİR Rektör

Telefon No: Faks No: Telefon No:

SENATO KARARLARI

KARAR SAYISI

TOPLANTIYARİM. | TOPLANTISAYISI

YG. 08 2024 17 NN YUMAN

Üniversitemiz Senatosu Rektör Prot, Dr. Şehmus DEMİR Başkanlığında Saat 13:30'da aşağıdaki gündem maddelerini görüşmek üzere toplandı.

GÜNDEM MADDELERİ:

Gündem 4: Rektörlüğümüz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'nın 18.03.2094 tarih ve E-77544410-020-2400005962 sayılı yazısı ile teklif edilen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 11. ve 55. maddeleri ile İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların İç Kontrol başlıklı kısımında yer alan ilgili maddeleri gereğince hazırlanan Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi İç Kontrol Sistemi Yönergesi ve ekleri Üniversitemiz Senatosunda görüşülmesi istenmektedir.

ALINAN KARARLAR:

Karar 4: Rektörlüğümüz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'nın 18.03.2024 tarih ve B-77544410-020-2400005962 sayılı yazısı ile teklif edilen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 11. ve 53, maddeleri ile İç Konirol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların İç Kontrol başlıklı kısmında yer alan ilgili maddeleri gereğince hazırlanan Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi İç Kontrol Sistemi Yönergesi ve ekleri Üniversitemiz Senatosunda görüşülmüş olup ekli şekliyle uygunluğuna,

Oy birliği ile karar verildi.

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

Sayı: E-77544410-070-2400005962 15.03.2025

Konu : GİBTU İç Kontrol Sistemi Yönergesi

GENEL SEKRETERLİĞE

5018 sayılı Kamu Malı Yönetimi ve Kontrol Kanunu 11, ve 55, maddeleri ile İç Kontrol ve Ön Malt Kontrole İlişkin Usul ve Esasların İç Kontrol başlıklı kısınında yer alan ilgili maddeleri gereğince hazırlanan Gazranrep İslam Bilim ve Teknoloji Ünversitesi İç Komrol Sistemi Yönergesi ve ekleri vazımız ekinde sunulınaktadır.

Başkanlığımızca oluşturulan ve yazımız ekinde sunulan Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi İç Konmol Sistemi Yönergesi ve eklerinin Üniversitemiz Senatosunda görüşülmesi hususunda:

Gökmen GÖKÇEK Strateji Geliştirme Daire Başkanı

I- Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi İç Kontrol Sistemi Yönergesi

2- EK-I Hassas Görev Tespit Formu

2- EK-2 Hassas Görev Envanteri

• - EK-3 Hassas Görevler Listesi

5- EK-4 Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi Hizmet İçi Eğitim Yönergesi

6- EK-5 Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi Risk Yönetim Stratejisi ve Süreci Belgesi

7- EK-6 Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Çalışma İlkeleri

Beşe Di ğnumma Kalu TES Belge Takıp Aren baips veri giktmedu n ERİS Rezerd ConlimatenPığe index Malı Hizmetin Uzmun Yardımızısı Telefon No

Taks Ni ilme e, Direkt ir

GAZİANTEP İSLAM BİLİM VE TEKNOLOJİ ÜNİVERSİTESİ

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

Gaziantep-2024

GAZİANLEP İSLAM BİLİM VE TEKNOLOJİ ÜNİVERSİTESİ Amaç, kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Madde 1. Bu Yönergenin amacı. Gaztantep İslam Bilini ve Teknoloji Ünversitesi iç kontrol sisteminin işlevişime ilişkin usul ve esasları belirlemektir hapsanı

Madde 2. Bu Yönerge. Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi birimlerinde iç kontrol sisteminin işleyişi ile ilgili vürütülecek tün iş ve işlemleri Kapsar.

Dayanak

Madde 3. Bu Yönerge, 3018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, Kamu İç Kontrol

Standartları Tebliği. İç Kontrol ve Ön Mali Konüole İlişkin Usul ve Esaslar ile Kamu İç Kontol Rehberine davanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4- Bu Yönergede geçen; a Üniversite: Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi Rektörlüğünü,

b) Rektör; Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi Rektörünü,

c) Misvon: Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesinin ve birimlerin misvonunu. çi Vizyon: Gaziantep İslanı Bilim ve Teknoloji Üniversitesinin ve birimlerin vizyonunu.

d) Stratejik Plan: Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesinin Stratejik Planlarını.

e) Performan; Programı: Gaziantep İslam Bılım ve Teknoloji Üniversitesinin Performans Programlarım. fı İdare Faaliyet Raponi: Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesinin İdare Faaliyet Raporlarını,

g) Yönerge: İç Kontrol Sistemi Yönergesini,

h) Başkanlık: Gaziantep İslam Bilin ve Teknoloji Üniversitesi Sirateji Geliştirme Daire Başkanlığım. ı" Personel Daire Başkanlığı: Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi Personel Daire Başkanlığını. b Bilgi İşlem Daire Başkanlığı: Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığını.

j) İç Denetçi: Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi İç Denetim Biriminde görevli iç denetçileri,

KıMuhasebe Yetkilisi: Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesinde görevli muhasebe vetkilisini.

1 Harcama Yetkilisi: Bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama birimlerinin en üst yöneticisini, ny Birim: Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesimin teşkilat şemasında yer alan birimleri.

4) Birin Anını; Birimde İiverarşık vetki kademesinmn en üstünde ver alan ve birinin sevk ve ıdaresiiden sorumlu personeli, o İç Kontrol Temsilcisi: Üniversite harcama birimlerinde risk belirlemesi ve değerlendirilmesi çalışmalarında Başkanlık ile birim arasında koordinasyonu sağlamak amacıyla hirim amiri ve veva harcama yetkilisi tarafından belirlenen vetkili.

6) Amaç: Stratejik plan ve performans programlarında ver alan amaçları,

p) Hedef: Sirateşik plan ve performans programlarında ver alan hedefleri.

r) Prosedür: Faalivete ilişkin tüm etkinliklerin ve veya işlerin nerede, kim zarafından, gasıl ve ne Zaman vürütüleceğim ve gereküğinde nasıl Kontrol edileceğini açıklayan yazılı dokümanları,

• ) Talimaç Bir etkinliğin ve veya işin basamaklarının nasıl yapılacağını anlatan ve prosedürleri destekleyen kısa, basit. anlaşılabilir vazık dokümanları.

ş) Doküman: İç kontrol çalışmaları kapsamında üretilen ve üretilecek olan belgeleri. ukKurunsal Risk Yönetimi: Riskleri tanımlamayı. analiz ederek ölçmeyi, yürütülecek karşı faaliyetleri belirlemeyi, sorumlulukları tayin etmevi, belirlenen faaliyetleri uygulamayı ve bunları izleverek gözden geçirmevi kapsayan bütün süreçleri,

u) Hassas Görevler: Birimin temel işlevini etkin biçimde yerine getirmesini etkileyebilecek riskler içeren, zamanımda ve veya doğru bir şekilde verine getirilmesi halinde karar alma süreçlerini güçlendiren ve kaynakların etkin kullanımını sağlavan kritik öneme sahip sınırlı sayıdaki görevleri.

u) Kariyer: Personelin, yaptığı hizmetler için lüzumlu bilgilere ve yetişme şartlarına uygun şekilde, sınıfları içinde en vüksek derecelere kadar ilerleme imkânının sağlanmasını. vıLıyakar: Atama, ilerleme, görevde yükselme ile görevin sona erdirilmesinin moral. bilimsel, mesleki. fikri Vasıf ve kabiliyetler ile görevdeki başarıların esas alınarak uygulanması ve bu sistemin eşit imkânlarla uygulanmasında personelin güvenliğe sahip kılınmasını. ifade eder. İç Kontrolün Tanı

Madde 5. İç kontrol. İdarenin amaçlarına. belirlenmiş poliikalara ve mevzuata uvgun olarak faaliyetlerin etki, ekonomik ve verimli bir şekilde vürütülmesini, varlık ve kaynakların korumasını. muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak rutulmasını, malı bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon. yöntem, süreç ile iç denetimi kapsayan mali ve diğer Kontroller bürünüdür.

İç Kontrolün Amaçları

Madde 6. İç kontrolün amaçları; al Kamu gelir. gider, varlık ve vükuümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde vönetilmesini, bi Kamu idarelerinin Kanunlara ve diğer düzenlemelere uvgun olarak falivet göstermesini,

c) Her türlü mali Karar ve işlemlerde usulsüzlük ve volsuzluğun önlenmesini. di Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini. & Varlıkların körüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını sağlamakur. İç Kontrolün Temel İlkeleri

Madde 7 İç kontrolün temel ilkeleri aşağıdadır: aTe kontrol faaliyetleri vönetim sorumluluğn çerçevesinde yürütülür.

b) İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle siskli alanlar dikkate alınır.

©) İç kontrole ilişkin sorumluluk. işlem sürecinde ver alan bütün görevlileri kapsar.

d) İç kontrol malı ve mali olmayan tüm işlemleri kapsar. er İç kontrol sistenu yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir. fr İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verilebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi ivi mali vönetiin ilkeleri esas alınır.

İç Kontrole İlişkin Yetki ve Sorumluluklar

Madde 8- Üst yönetici. iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden, harcama yetkilileri ise görev ve Vefki alanları çerçevesinde, idari ve mali Karar ve işlemlere ilişkin olarak iç Kontrolün işleyişinden sorumludur.

Üniversitenin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, iç konuol sisteminin kurulması. standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar vapar ve ön mali kontrol faalivetini vürütür. Muhasebe yetkilisi, muhasebe kayıtlarının usulüne ve standartlara uygun. saydam ve erişilebilir şekilde urulmasından sorumludur

Ust yönetici. harcama yetkilileri ve diğer yöneticiler. mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından. malı vetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilnesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından. mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, Kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve savdamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumludurlar.

Üst yönetici ve bütçe ile ödenek tahsis edilen harcama vetkiltleri, her vii. iş ve işlemlerinin amaçlara. iyı mali Yönetim ilkelerine. kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç Kontrol güvence beyanını düzenler ve bınım faaliyet raporları ile idare faaliyet raporlarına eklerler.

İç kontrol düzenlemeleri ve iç kontrol sisteminin işleyişi, yöneticilerin görüşü, kişi ve veya idarelerin talep ve şikâyetlere ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınarak yılda en az bir kez değerlendirmeye tabi tutulur ve gerekli önlemler alınır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM İç bhontrol Sisteminin Bileşenleri ve Standartları

Madde 9- Üniversitenin iç kontrol sistemi kontol ortamı. risk değerlendirmesi. kontrol faalivetleri. bilgi ve iletişimi ile izleme olmak üzere heş bileşenden oluşur. kontrol Ortamı Bileşeni

Madde 10- Kontrol ortanın temel unsurları; kişisel ve mesleki dürüstlük ilkeleri, yönetin ve personelin etik değerleri benimsemesi. Üst vönetinun iç Kontrole yönelik destekleyici tutun. Kurumsal yapı, personelin mesleki yeterliliği ve performansı, insan kaynakları politikaları ve uygulamaları, vönetini felsefesi ve iş yapıma tarzı ile yetki devridir. Kontrol ortamı bileşeni: etik değerler ve dürüstlük. misvon. organizasyon yapısı ve görevler, personelin yeterliliği ve performansı ile vetki devri olmak üzere dört standarttan oluşmaktadır.

Etik Değerler ve Dürüstlük Standardı

Madde 11- Üniversitenin iç kontrol sistemi tüm personel tarafından sahıplenilir ve vöneticiler ıç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olurlar. Faaliyetlerde dürüstlük. saydamlık ve hesap verebilirliğin sağlanması. tüm bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olarak üretilmesi ve personele va da hizmet verilenlere adil ve eşit davranılması esastır.

Misvon, Organizasyon Yapısı ve Görevler Standardı

Madde 17- Üniversitenin ve birimlerin misyonu, vizyonu ve teşkilat şemaları güncel olarak internet sayfalarında yayınlanır. Üniversitenin misyon ve vizyonu stratejik planlama çalışmaları kapsamında belirlenir. Birimlerin misyon ve vizyonları Üniversitenin misyon ve vizyonu ile uyumlu olacak şekilde: akademik birimlerde ilgili enstitü. fakülte, yüksekokul. meslek yüksekokulu vb. kurulu kararıyla, idari birimlerde ise; birim personelinin görüşü alınmak suretivle birim amirinin teklifi ve üst yöneticinin onavıyla belirlenir.

Birimler Ve birimlere bağlı alt birimlerin görevleri, iş akışları ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları tanımlanır internet sayfasında yayınlanır. Birimlerde ifa edilen görevlerden hassas nitelikte olanlar EK-1.2.2'te ver alan sırasıyla, Hassas Görev Tespit Formu. Hassas Görev Envanteri Ve Hassas Görev Listesi tablolarıyla tespit edilerek. bu görevlere ilişkin geliştirilen prosedürler ilgili personele bildirilir,

Üniversitenin ve birimlerin organizasyon yapısı: temel yetki ve sorumluluk dağılımı. hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gözterevek şekilde tasarlanır ve yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye vönelik mekanizmalar oluşturur.

Personelin Yeterliliği ve Performansı Standardı

Madde 13- Üyüversitenm insan kaynakları yönetimi; yerleşik bir kariyer ve liyakat kültürüne sahip. norm kadro tekniğini esas alan sürekli eğitim anlavışına davalı bir vapı içerisinde yürütülür. Eğitim faaliyetlerinin planlanmasında ve vürürülmesinde EK--4're ver alan Gaziantep İslam. Bilim ve Teknoloji Üniversitesi Hizmet İçi Eğitim Yönergesi esas alınır.

Norm kadro çalışması, stratejik plan çalışmasıyla eşzamanlı ve uyumlu olarak, Personel Daire Başkanlığının Koordinasyonunda her beş yılda bir vesiden yapılır.

Yetki Devri Standardı

Madde 14- Üniversitede alt görevlerde çalışan personelin sorumluluk duygusunu Ve moral motivasyonunu artırarak onları üst görevlere hazırlamak. vönetivi personelin İş yükünü azaltarak daha rahat çalışmalarıma olanak sağlamak ve karar alma süreçlerinin daha hızlı ve daha doğru işlemesini temin etmek amacıyla, vetki devri uygulamasından etk bir şekilde yararlanılır.

Risk Değerlendirme Bileşeni

Madde 15- Risk değerlendirmesi: Kurum hedeflerine ulaşılmasını engelleyebilecek tüm risklerin anmlanması ve ölçülmesini içerir Risk değerlendirme bileşeni: planlama ve programlayu ile risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi olmak Üzere iki standarttan oluşmaktadır

Planlama ve Programlama Standardı

Madde 16 Üniversitenin faalıvetlerini, amaç. hedef ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları planlanabilmesi amacıyla Kamu İdarelerince Stratejik Planlanıava İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönemelik ve ilgili düzenlemeler esas alınarak Başkanlık koordinasyonunda beş yıllık stratejik planlar hazırlanır.

Stratejik planlarda ver alan amaç ve hedefler ile faaliyet ve kaynak ihtiyacının yıllık dilimleri performans programlarında tespit edilir. gösterilir ve uygulanır. Ünivefsitenin performans programları, Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik ve ilgili düzenlemeler esas alınarak Başkanlığın koordinasyonunda hazırlanır.

Üniversitenin bütçesi ve Yatırım programı, performans esaslı bütçeleme anlayışı çerçevesinde, performans programlarına dayalı olarak Başkanlığın koordinasyonunda hazırlanır.

Risklerin BeliMenmesi ve Degerlendirilmesi Standardı

Madde 17. Stratejik plan ve performans programında ver alan amaç ve hedefler ile faaliyetlere ilişkin riskler, kurumsal risk yönetimi anlayışı çerçevesinde tespit edilerek, değerlendirilir. Risklerin belirlenntesi. değerlendirilmesi ve risklere karşı alınacak önlemlerin tespit edilmesine ilişkin İş ve işlemler. Ek-5'de yer alan Gaziantep İslam, Bilim ve Teknoloji Üniversitesi Risk Yönetim Stratejisi ve Sürecinde belirlenen usul ve esaslara göre vürünlür.

Ülmversitenuz harcama birimlerinde risk belirlemesi ve değerlendirilmesi çalışmalarında Başkanlık ile birim arasında koordinasyonu sağlamak amacıyla en az bir İç Kontrol Temsilcisi belirlenmiştir. kontrol Faaliyetleri Bileşeni

Madde 18- Kontrol faaliyetleri: öngörülen bir riskin etki ve veya olasılığını azaltmayı ve böylece idarenin amaç ve hedeflerine ulaşma olasılığını artırmayı amaçlayan politika ve prosedürlerdir. Kontrol faaliyetleri bileşeni; Kontol stratejileri ve yöntemleri. prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi. görevler ayrılığı, hiverarşık kontroller, faalivetlerin sürekliliği ve bilgi sistemleri kontrolleri olmak üzere altı standarttan oluşur.

Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri Standardı

Madde 19- Birimlerde vürümülen faaliyetler, faaliyet kapsanunda yürütülen ış ve işlemlerin niteliğine ve niceliğine uygun vöntemlerle Kontrol edilmekte olup. Kontrol faaliyetlerinin tespiti. uygulanması ve değerlendirilmesine ilişkin olarak birimlerin iş akış şemaları, görev tanımları hazırlanmış. hassas görevleri ve bu görevlerdeki risk ve alınacak tedbirler belirlenmiştir. Üniversite kontrol faaliyetlerine ilişkin prosedür hazırlanacaktır.

Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi Standardı

Madde 20. Üniversite birimlerimizde vürünülen malı işler ile ilgili işlemler için: Gaziantep İslam Bilin ve Teknolopı Üniversitesi Risk Yönetim Stratejisi Ve Sürecinde (Ek-5) standartları belirtilen iş akış şemaları ile birimlerin süreç akışı ve görev tanımları birimlerin web adreslerinde ayrıca Sirateji Geliştirme Daire Başkanlığının web adresinde erişime sunulmuştur.

Görevler Ayrılığı Standardı

Madde 21- Hara, eksiklik. vanlışlık. usulsüzlük ve yolsuzluk riskleri hassas görevlerinin tespiti, envanteri ve görev listelerinde belirtilmekle birlikte (EK-1, 2. 2) bu görevi vürüten personel ile sorumlu birim amırı belirlenmiştir.

Hiyerarşik Kontroller Standardı

Madde 22. Birimlerde yürütülen rum iş ve işlemler hiverarşik olarak kontrol edilir. Birim amirleri personelin iş ve işlemlerini izleverek, onaylar ve tespiti halinde hata veya usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli ralimarları verir.

Faaliyetlerin Sürekliliği Standardı

Madde 23- Birimlerde yürütülen faaliyetler. iş tanımları, görev ve sorumluluklar iş süreçleri ve iş akış şemaları: birime veni atanan veya rofasyon uygulaması ile birimin yürüttüğü işlere sonradan dâhil olan personel ıçin oldukça yararlı dokümanlar olup. bu suretle görevden avrılacak personelin yerine geçici veya sürekli olarak bakacak personelin birin O faaliyetlerini aksatmadan o sürdürülebilmesi sağlanmaktadır. Birimlerde yürütülen işlerin ve faalivetlerin takibi ve adaptasyonu sürekliliği şube müdürleri veya birim sorumluları tarafından sağlanır,

Faaliyetlerin sürekliliğini sağlamak amacıyla rotasvon uygulamasından da etkin biçimde faydalanılması vaaSIIr.

Bilgi Sistemleri Kontrolleri Standardı

Madde 24- Üniversitede kullanılan bilgi sistemlerinin güvenliği. bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusundaki vetkilendirmeler mevcuttur.

Bilgi ve İletişini Bileşeni

Madde 25- Bilgi ve iletişim. gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi. personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin iç Kontrol ve diğer sorumluluklarını verine getirmelerine imkân verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi. iletişim ve kayıt sistemini Kapsar. Bilgi ve iletişim bileşeni: bilgi ve iletişim. raporlama, Kaya ve dosvalama sistemi ile hata. usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi olmak üzere dört standarttan oluşur.

Bilgi ve İletişim Staudardi

Madde 26- Üniversite birimlerinden raporlamalara esas olarak alınan bilgiler. birimler tarafından. birimlere verilen Kullanıcı adı ve şifresi ile sağlanmakta olup. bu bilgilerin güvenliği ve sürekliliği Üniversitemiz web sunucularına dışarıdan girişin mümkün olmaması ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından kontrol ve vedeklenielerinin yapılması ile sağlanmaktadır. Kurun içi ve kurum dışı iletişim; bilgilendirme. görüş alma, ortak karar alma konularında topfanılar, raporlar. bilgilendirme amaçlı broş basımı, vine görüş alına ve değerlendirme kapsanımıda anket çalışmaları, çalıştav, konferans, yazışma ve eposta gibi iletişim yöntemleriyle gerçekleştirilmektedir.

Raporlama Standardı

Madde 27- Üniversitenin amaç, hedef, gösterge, faaliyet ve projeleri ile kaynak ihtuyacına ilişkin bilgiler her yıl Ocak avı içerisinde Başkanlık tarafından kamuoyuna açıklanır. Üniversite bütçesiyle ödenek tahsis edilen harcama vetkilileri tarafından. bir önceki malı vılda birimlerde vürürülen faaliyetler, kullanlan ödenekler. hedef ve gerçekleşme verileri ile varsa sapmaların nedenlerine ilişkin bilgileri kapsayan birim faaliyet raporları her yıl ocak avı sonuna kadar üst yöneticiye sunulur ve Başkanlığa iletir. Stratejik planlarda belirtilen amaç ve hedeflere göre performans progranında belirlenen performans faaliyetleri ile performans göstergelerinin sonucu, kaynak kullanımları Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faalivet Raporları Hakkında Yönetmelik ve ılgili düzenlemeler esas alınarak Başkanlık tarafından hazırlanan idare faaliyet raporu ber vil Şubat ayı sonuna kadar kamuoyuna açıklanır, Kurumsal mali durum ve bekleniiler raporu, Üniversite bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları ile ikinci altı aya ilişkin beklenti. hedef ve faaliyetleri Kapsavavak şekilde her vil Temmuz ayı içerisinde Başkanlık tarafından kamuoyuna açıklanır. Bir önceki vila ait kamu vatırım projelerinin gerçekleşme ve uygulama sonuçları yatırım değerlendirme raporları ile Mart avı sonuna Kadar Başkanlık tarafından kamuovuna açıklanır.

Yukarıda bahsi edilen raporlardan, performans raporları ile idare faaliyet raporları Üniversitenin ve Başkanlığın internet sayfalarında, kurumsal malı durum ve beklentiler raporu ile yatırını değerlendirme raporu Başkanlığının internet sayfasında vayınlanmaktadır.

Hata, Usuküzlük Ve Yoluzlukların Bildirilmesi Standardı

Madde 28- Kurum inbarı, yolsuzluk riski, gizli bilgilerin açığa çıkması ve benzeri vönlerden diğer görevlerle kıyaslandığında çok daha büyük önem taşıyan özellikteki görevler hassas görev olarak ntelendirilmek olup. Üniversite birimlerine konu hakkında bilgilendirme sunumu gerçekleştirilmiş ayrıca, EK-1, 2. Nte hassas görev formları ile alınacak önleni ve tedbirler birin bazında düzenlenir, Üniversite faaliyetlerinde tespit edilen veya bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar. yetkili kişi veva mercilere ivedilikle bildirilir. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların incelemekle görevli vetkililer, bildirilen hususlara ilişkin yeterli incelemeyi yapmakla yükümlüdür. Hara. usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir namele yapılamaz.

İzleme Bileşeni

Madde 29- İzleme faaliyetin temel amacı iç Könirol sisteminin performansı hakkında sağlıklı ve düzenli bir değerlendirme yapmak ve yapılması gereken değişiklikleri belirlemektir. İç kontol uygulamalarının Kalitesinin değerlendirilmesi ve iç kontrol sisteminin güncel koşullara uyum sağlayacak şekilde değiştirilip, değiştirilmediği izleme faaliyetleri ile anlaşılmaktadır. İzleme bileşeni: iç Kontrolün değerlendirilmesi ve iç denetim olmak üzere iki standarttan oluşur.

İç Kontrolün Degerlendirilmesi Standardı

Madde 30- Üniversitenin İç Kontrol Uyum Eylem Planı. yılda en az bir kez olmak üzere revize edilerek Başkanlık internet sayfasında yayınlanır. İç kontrol sistemi Ek-6'da yer alan Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi İç Kontol Sistemi İzleme ve Yönlendirme Kurulu Çalışma İlkeleri doğrulnusunda izleme, gözden geçirme ve değerlendirme çalışmaları vürüülür.

İç Denetim Standardı

Madde 31- Üniversitede iç denetim faaliyetleri, iç denetim biriminde görevli iç denetçiler tarafından. ilgil yasal ve idarı düzenlemeler esas alınarak fonksiyonel ve bağımsız bir şekilde yürütülür.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Bitim İç Kontrol Sistemlerinin Kurulması ve İç Kontrol Sistemi Dokümanları

Birim İç Kontrol Sistemlerinin Kurulması

Madde 32- Etkin bir iç kontrol sistemi kurmak ve işlevişim sağlamak sorumluluğu, Kamu idarelerinin üst yöneticilerine aittir.

İç kontrol sadece süreç akış şemalarından ve ön mali kontrolden oluşmamaktadır.

İç kontrolün. faaliyetlerin vürüMimesinde benhisenen bir vönetim biçimi ve eylemler bürünü olarak ele alınması gerekinektedir.

İK kontrol, idarede ayrı bir birim veya görev olmayıp. vönetim işleviMe birlikte mevcut sistemlerin ayrılmaz bir parçası niteliğindedir. İç kontrol sistemine ilişkin yöntem ve süreçlerin belirlenmesinde, idarelerin yasal ve idari yapıları ile personel ve mali durumları gibi kendine özgü koşulları dikkate alınmalıdır.

Bu nedenle: Üniversitenin teşkilat şemasında yer alan tüm birimlerde de; yukarıda babsı geçen sistemin etkin bir şekilde vürürülebilmesi açısından. iç kontrol sisteminin kurulması bir zorunluluktur.

İç Kontrol Sistemi Dokümanları

Madde 33- İç Kontrol sisteminin tesisine vönelik çalışmalar Kapsamında ver alan dokümanlar Üniversitenin teşkilar şemasında ver alan birimlerce yürütülür. Bu dokülmanlardan birçoğu internet, ematl vb, vöntemlerle alınarak farklı alanlarda turulmakta iken, Başkanlık ile Bilgi İşlem Daire Başkanlığının ortaklaşa yürünüğü ve analizlerinin vapıldığı sistemde: tüm raporlara tek bir kanaldan ulaşım sağlanabilecek olup, birim kullanıcılarının tanımlanması ve rolleri verilerek tüm birimlerin sisteme geçmesi öngörülmektedir.

Bu yönergenin yürürlüğe girdiği tarihten sonra kurulan veya faaliyetlerine başlayan Üniversite birimleri; faalivete geçmelerini müteakip. en geç altı ay içinde, iç Kontrol sistemi dokümanların hazırlar.

Faaliyete geçerek hizmet sunumu gerçekleştirmeye başlayan birimlerin vazılı talepte bulunulması halihde; iç kontrol sisteminin tesisine ilişkin danışınanlık hizmeti ihtiyacı, Başkanlığın koordinasyonunda karşılanır.

İç Kontrol Sistemi Dokümanların Kullanılması ve Yönetimi

Madde 34- Birim dokümanlarının, kendi alt birimlerine ait olan doklmanlarını birim personeline dağınılması birim amirleri aracılığıyla sağlanır.

Yeni dokümanların üretilmesi. dokümanların yenilenmesi ve iptali ile doküman talebi. dağıunmu, kontrolü gibi dokümanların yönetimine ilişkin hususlarda Başkanlık ile birimler koordineli olarak çalişir, Çeşitli Hükümler

Koordinasyon. Danışmanlık ve Sekretarya

Madde 35- Başkanlık bu Yönergeye ilişkin koordinasyonu sağlamak ve koordinasyona ilişkin sekretarya işlerini yürütmekle görevlidir. İç kontrol sisteminin tesisine ilişkin danışınanlık hizmeti ıhtüvacı, Başkanlığın Koordinasvomunda karşılanır

Tereddütlerin Giderilmeyi

Madde 36- Bu Yönergenin uygulanmasında ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye Üniversite vetkilidir.

Yürürlük Madde 37- Bu Yönerge onaylandığı tarihte vünürlüğe girer, Yürütme

Madde 38- Bu Yönerdevi Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Ünversitesi Rektörü yürütür.

Ekler

Ek-i Hassas Görev Tespit Formu

Ek-2 Hassas Görev Envanteri

EK-3 Hassas Görev Listesi

Ek-4 Gaziantep İslam Bilin ve Tekuoloji Üniversitesi Hizmet İçi Eğitim Yönergesi Ek-3 Gaziantep İslam Bilim ve Teküvloji Ünversitesi Risk Yönetimi Stratejisi ve Süreci

EK-6 Gaziantep İslam Bilim ve Teknoloji Üniversitesi İç Kontrol Sistemi İzleme ve Yönlendirme Kurulu Çalışma İlkeleri